Die Probenverwaltung unterstützt einen Großteil der Anforderungen der Prozeßindustrie in Bezug auf Dokumentation und Nachweisführung Physischer Proben, die im Rahmen der Qualitätsprüfung gezogen wurden. Durch die Probenverwaltung wird die QM-Komponente mit einem Großteil der Funktionalitäten ausgestattet, die typischerweise im Labor Informationsmanagement System (LIMS) vorkommen.

Die Probenverwaltung wird vor allem in den Branchen Nahrungsmittel, Chemie und Pharmazie eingesetzt. Hier werden Produkte komplexen chemischen, organischen und physikalischen Qualitätsprüfungen unterzogen. Sie sollten die Probenverwaltung einsetzen, wenn Sie folgende Möglichkeiten nutzen wollen:

• unterschiedliche Probenarten verwalten (z.B. Wareneingangsproben, Produktionsproben, Wettbewerbsproben)
• unterschiedliche Probentypen entnehmen (z.B. Entnahmeproben, Mischproben oder Rückstellproben)
• Verfahren für die Entnahme Physischer Proben entsprechend der Prüfabwicklung Ihres Unternehmens definieren
• genügend Physische Proben für Mehrfachprüfungen vorplanen
• Physische Proben für eine bestimmte Zeit lagern und einen Nachweis führen

Die Funktionen der Komponente Probenverwaltung (QM-IM-SM) sind in die QM-Funktionen für die Prüfplanung, Prüflosabwicklung und Ergebniserfassung integriert. Wenn Sie mit Hilfe der Probenverwaltung Physische Proben verwalten und abwickeln wollen, benötigen Sie als Ergänzung zur Probenabwicklung folgende Komponenten:

• Qualitätsplanung (QM-PT)
• Qualitätsprüfung (QM-IM)

Mit der Probenverwaltung stehen Ihnen in den folgenden Gebieten flexiblere Möglichkeiten zur Verfügung:

• welche Probentypen entnommen werden sollen (zum Beispiel Entnahmeproben, Mischproben bzw. Rückstellproben).
• wieviele Physische Proben entnommen werden sollen

• Wenn Ihr Material in unterschiedlichen Gebindetypen geliefert wird, können Sie abhängig vom Gebindetyp unterschiedliche Verfahren für die Entnahme von Physischen Proben definieren.

• Um die Funktionen für die Probenverwaltung zu aktivieren, müssen Sie einem Plan ein Probenahmeverfahren zuordnen. Die Information des Probenahmeverfahrens gilt dann für alle Materialien, die mit einem Prüfplan geprüft werden.