Berichte definieren

Ein großer Teil der Anforderungen an das Berichtswesen, kann i.d.R. mit den von SAP ausgelieferten Standardberichten abgedeckt werden. Sollten dennoch weitere, über den Standard hinausgehende Anforderungen offen bleiben, so steht Ihnen mit dem Report Painter ein Tool zur Verfügung, das es erlaubt, einfach und schnell eigene Berichte zu definieren.

Auch bei der Definition eigener Berichte können Sie die von SAP ausgelieferten Standardbausteine nutzen: Sie können die Bibliotheken, Standardlayouts , vordefinierten Spalten sowie Zeilen- und Spalten vorlagen, die im Standardsystem ausgeliefert werden, für Ihre speziellen Berichte verwenden.

Ein Bericht kann aus mehreren logischen Seiten bestehen. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn Sie betriebswirtschaftliche Kennzahlen bilden möchten, wie z.B. Kosten pro Mitarbeiter etc. Zwischen logischen Seiten können Sie blättern sowie Rechenoperationen ausführen.

Die Berichtsdefinition mit dem Report Painter erfordert je nach Komplexität des zu erstellenden Berichtes, einige vorbereitende Schritte.

Voraussetzungen

Falls Sie Berichte zu selbst definierten Bibliotheken mit dem Report Painter anlegen möchten, müssen Sie diese Bibliotheken zunächst entsprechend nachpflegen.

Standardeinstellungen

Im SAP-Standardsystem werden bereits Standardlayouts, Zeilen- und Spaltenvorlagen sowie vordefinierte Spalten für die Bibliotheken 1VK, 1GK, 1AB und 1RU ausgeliefert. I.d.R. sind diese Standardbausteine für die Berichtsdefinition ausreichend.

Empfehlung

Sie können jedoch den Standardbericht auch unter einem anderen Namen kopieren und nur die Kopie ändern. Wählen Sie hierzu Bericht -> Kopieren.
Während Sie Berichte nur innerhalb einer Bibliothek als Vorlage verwenden können, haben Sie beim Kopieren die Möglichkeit, Berichte aus anderen Bibliotheken zu bearbeiten.

Aktivitäten

Die Vorgehensweise bei der Definition eines Report-Painter-Berichts ist abhängig davon, inwieweit die ausgelieferten Bausteine ausreichen, Ihre Anforderungen zu erfüllen.

1. Falls die im Standardsystem ausgelieferten Bibliotheken, Layouts, Zeilen- und Spaltenvorlagen sowie die vordefinierten Spalten Ihren Anforderungen genügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
a) Definieren Sie Berichtsspalten, indem Sie die in der Standardbibliothek vorgegebenen vordefinierten Spalten und Merkmale sowie Formeln und Standardlayouts nutzen.
Spalten können Sie aus Merkmalen, Formeln oder vordefinierten Spalten aufbauen. Vordefinierte Spalten können Sie verändern, indem Sie weitere Merkmale einfügen. Sie können auch Variablen verwenden, allerdings nur solche, die bereits innerhalb des Report Writer definiert wurden.
Wählen Sie eine Spalte per Doppelklick aus.
Wählen Sie für den Spaltenaufbau entweder Kennzahl mit Merkmalen oder vordefinierte Spalten.
Falls Sie Kennzahl mit Merkmalen gewählt haben, markieren Sie im nächsten Dialogfenster die Kennzahl, die Sie in Ihrem Bericht verwenden wollen.
Im folgenden Dialogfenster wählen Sie die Merkmale aus, die Sie in der Spalte verwenden wollen und spezifizieren anschließend die Merkmalswerte als Einzelwerte, Gruppen, Intervalle oder Variable.
Wenn Sie für das ausgewählte Merkmal alle möglichen Werte definieren wollen, geben Sie einen "*" ein, wenn Sie einen Initialwert definieren wollen, geben Sie ein "#" ein.
Zur Verwendung von Variablen wählen Sie zunächst Variablen ein/aus . Das SAP-System kennzeichnet das jeweilige Feld und paßt die Feldlänge automatisch an. Mit F4 können Sie eine Liste der verfügbaren Variablen anzeigen.
Falls Sie vordefinierte Spalten gewählt haben, spezifizieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster eine der ausgelieferten vordefinierten Spalten. Sie können jetzt die vorgeschlagenen Kennzahlen, Merkmale und Merkmalswerte direkt übernehmen oder auch verändern oder erweitern.
Wenn Sie eine weitere Berichtsspalte definieren, wird im Dialogfenster der weitere Elementtyp Formel angeboten. Mit Hilfe des Formel-Editors können Sie unter Verwendung anderer Spalten des Berichts und unter Verwendung zuvor definierter Zellen eine Formel definieren, mit der die Spalte berechnet werden kann.
Geben Sie einen Spaltentext ein. Mit Kopieren können Sie den Kurztext auch in die Felder Mittel und Lang übernehmen.
Sie können auch Variablen im Spaltentext verwenden. Um eine Variable im Spaltentext zu hinterlegen, geben Sie ein "&" gefolgt vom Variablennamen ein. Wenn Sie im Standardlayout des Berichts unter Spaltentexte als Textart Schlüssel aktiviert haben, wird im Bericht der aktuelle Wert der Variable ausgegeben, wenn Sie Bezeichnung aktiviert haben, wird im Bericht die dem aktuellen Wert entsprechende Bezeichnung ausgegeben.
a) Definieren Sie Berichtszeilen, indem Sie die in der Standardbibliothek vorgegebenen Merkmale oder Zeilenvorlagen verwenden.
Alle weiteren Schritte zur Zeilendefinition führen Sie analog zur Spaltendefinition aus.
1. Falls die im Standardsystem ausgelieferten Bibliotheken, Layouts, Zeilen- und Spaltenvorlagen sowie die vordefinierten Spalten Ihren Anforderungen nicht genügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
a) Pflegen Sie ggf. die entsprechende Bibliothek.
Bibliotheken pflegen
b) Legen Sie ggf. ein neues Layout an oder ändern Sie ein bestehendes.
Standardlayouts pflegen Sie im Einführungsleitfaden Finanzwesen -> Spezielle Ledger -> Informationssystem -> Standardlayout pflegen.
c) Pflegen Sie ggf. die ausgelieferten vordefinierten Spalten.
Wählen hierzu unter Report-Painter Setpflege -> Datenset-Einträge -> Pflegen.
d) Legen Sie ggf. neue Zeilen- und Spaltenvorlagen an.
Gehen Sie vor wie bei der Definition von Berichtszeilen bzw. -spalten.
e) Zur weiteren Berichtsdefinition gehen Sie vor, wie in Schritt 1 beschrieben.
2. Legen Sie allgemeine Selektionen fest.
Die allgemeinen Selektionen umfassen die Merkmale, nach denen Sie Daten für einen Bericht selektieren, die aber nicht in Berichtszeilen oder -spalten ausgewiesen werden sollen.
3. Sichern Sie Ihren Bericht.
4. Fügen Sie den Bericht in eine Berichtsgruppe ein.

Weitere Hinweise

Hinweise zum Transport

Für den Transport von Report-Painter-Berichten steht Ihnen die Funktion Report-Writer-Objekte transportieren im Einführungsleitfaden Finanzwesen -> Spezielle Ledger -> Werkzeuge-> Transport zur Verfügung.

Weitere Informationen zum Erstellen eigener Berichte finden Sie in der "SAP-Bibliothek" unter Rechnungswesen -> CO - Controlling -> Kostenstellenrechnung -> Informationssystem -> Berichtsdefinition.