Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv (FI) (SAP-Bibliothek

Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv (FI)

Sie können sich einzelne Buchhaltungsbelege aus dem Archiv heraus anzeigen lassen. Die Anzeige erfolgt innerhalb der Einzelpostenanzeige über Hauptbuch bzw. Debitoren oder Kreditoren.

Einzelposten eines Kontos können nur dann angezeigt werden, wenn der Sekundärindex noch im System vorhanden ist. Dies wird bei der Festlegung der Sekundärindexlaufzeit bestimmt. Weitere Informationen finden Sie unter Indexlaufzeiten (FI).

Über den Einzelposten ist der Zugriff auf den Beleg in der Archivdatei möglich. Es können jedoch nur die Belege gefunden werden, die sich noch im Index für den Archivzugriff (Archivindex) befinden. Dieser Index muß beim Schreiben des Archivs aufgebaut werden. Weitere Einzelheiten zum Thema Archivindex finden Sie in der Dokumentation zum "Archive Development Kit" in Erweiterte Funktionsbibliothek Anwendungen. Diese Dokumentation finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Basis ® ABAB/4 Development Workbench.

Sollten Sie für eine bestimmte Zeit den Archivindex nicht mitgeschrieben haben, so können Sie diesen durch den Report SAPF048S für das Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT, bzw. für einzelne Archivdateien eines Archivierungsobjekts, neu aufbauen lassen. Genauso können Sie auch den Index wieder aufbauen oder ergänzen, wenn Sie bereits Teile dieses Index gelöscht haben.

Lesen Sie hierzu Indexabbauprogramm für Belege starten (FI) bzw. Indexaufbauprogramm für Belege starten (FI).

Die folgende Einstellungen sind notwendig, um eine Einzelpostenanzeige zu ermöglichen:

Im allgemeinen Customizing der Archivverwaltung müssen Sie für das Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT im Löschprogramm das Kennzeichen Indexaufbau markieren. Dies ermöglicht den Einzelbelegzugriff auf das Belegarchiv der Finanzbuchhaltung.

Wählen Sie hierzu im Customizing Anwendungsübergreifende Komponenten ® Allgemeine Anwendungsfunktionen ® Steuerungsparameter für Archivierungläufe festlegen.

Weitere Informationen finden Sie unter Customizing: Einstellungen zum Löschprogramm.

Wenn Sie möchten, daß bereits archivierte Belege noch eine gewisse Zeit in der Einzelpostenanzeige eines Kontos erscheinen, müssen Sie zusätzlich die Indexlaufzeiten im Customizing der Kontenlaufzeiten der Belegarchivierung entsprechend erhöhen.

Lesen Sie hierzu Indexlaufzeiten (FI).

Sie bestimmen die Indexlaufzeiten über das Customizing "Grundeinstellungen Finanzwesen" im Arbeitsschritt Kontoartenlaufzeit definieren.

Um einem Benutzer die Einzelbeleganzeige aus dem Archiv zu ermöglichen, müssen Sie seine Bearbeitungsoptionen entsprechend einstellen.

Wählen Sie hierzu Hauptbuch, Debitoren oder Kreditoren ® Umfeld ® Benutzerparameter ® Bearbeitungsoptionen dann Springen ® Beleganzeige. Wählen Sie eine geeignete Strategie für den Einzelzugriff auf Belegarchive. Dies aktiviert die Belegsuche im Archiv. Sie können dort einstellen, ob Sie vor dem Archivzugriff noch einmal bestätigen möchten, daß diese Aktion durchgeführt wird.

Bei der Anzeige von Belegen aus nicht umgesetzten Archiven können Sie im Customizing einstellen, ob die Belege entsprechend der Hauswährungsumstellung umgerechnet werden sollen. Wählen Sie hierzu Hauptbuch ® Umfeld ® Benutzerparameter ® Bearbeitungsoptionen ® Beleganzeige. Markieren Sie nach Bedarf Währungsumsetzung aus dem Archiv. Wählen Sie keine Währungsumsetzung, so werden die Belege in der ursprünglichen Währung und mit dem ursprünglichen Betrag angezeigt.