Für eine Personaleinsatzplanungsgruppe soll zu einem gegebenen Zeitpunkt ein Personaleinsatzplan für eine Planungsperiode erstellt werden. Ausgehend von den relevanten Informationen über den vorliegenden Personalbedarf und die personellen Ressourcen werden Planalternativen erstellt und bewertet. Eine Planalternative entsteht dabei, wenn beliebige Änderungen (von Detailänderungen bis zur kompletten Überarbeitung) an dem bisherigen Stand des Personaleinsatzplanes gemacht werden.

Basierend auf der erstellten Bewertung der Planalternativen, wird entweder die Planung fortgesetzt oder, sobald ein Einsatzplan ausreichender Güte vorliegt, wird dieser als Ergebnis des Planungsprozesses festgehalten. Welche Kriterien bei der Bewertung der Güte eines Einsatzplanes herangezogen werden, ist abhängig vom aktuellen Anwendungsbereich. So kann zum Beispiel die Anzahl nicht-optimaler Zuordnungen von Mitarbeitern zu einzelnen Personalbedarfen bewertet werden oder wieviele Überstunden einzelne Mitarbeiter machen müssen.Während der Planung kann auch festgestellt werden, daß sich der operative Personalbedarf mit den vorhandenen personellen Ressourcen nicht decken läßt oder daß personelle Ressourcen zur Deckung des Personalbedarfs nicht nutzen lassen, wodurch dann die entsprechenden Prozesse angestoßen werden, welche die Handlungsmöglichkeiten in diesen Fällen festlegen.

Falls bei der Erstellung des operativen Personaleinsatzplanes festgestellt wird, daß der vorliegende Personalbedarf mit den in der Personaleinsatzplanungsgruppe vorhandenen personellen Ressourcen nicht komplett gedeckt werden kann, müssen Informationen zu den vorhandenen Handlungsmöglichkeiten eingeholt werden. Diese Handlungsmöglichkeiten werden identifiziert und die geeigneten werden ausgewählt. Prinzipiell sind folgende Möglichkeiten denkbar:

Wenn man feststellt, daß die Unterdeckung des Personalbedarfs keine temporäre Erscheinung ist, dann kann das ein Indikator sein, daß langfristig die Personaldecke zu erhöhen ist.

Eventuell lassen sich temporär ungedeckte Personalbedarf in der vorliegenden Situation akzeptieren.

Unter Umständen läßt sich Personal kurzfristig beschaffen, um den Personalbedarf decken zu können.

Eine weitere Möglichkeit ist die Abgabe von Aufgaben und damit des Personalbedarfs, den diese erzeugt haben, an eine andere Aufbauorganisatorische Einheit.

Die häufigste Handlungsmöglichkeit um die Deckung zu erreichen, ist die bedarfsorientierte Festlegung der Arbeitszeiten für das Personal. Hierunter fällt die Festlegung der Arbeitszeiten, deren Verschiebung und auch die Anordnung von Mehrarbeit.

Manchmal läßt der aus den vorliegenden Aufgaben resultierende Personalbedarf doch mehr Spielräume offen, als man ursprünglich gedacht hat. In diesem Falle kann man den operativen Personalbedarf neu formulieren. Zum Beispiel können Termine eventuell verschoben werden.

Wenn nicht dem Personalbedarf entsprechend qualifizierte Mitarbeiter vorhanden sind, können möglicherweise operative Personalentwicklungsmaßnahmen durchgeführt werden, um den Mitarbeitern die benötigten Qualifikationen zu vermitteln.

Falls bei der Erstellung des operativen Personaleinsatzplanes festgestellt wird, daß die vorhandenen personellen Ressourcen bei dem vorliegenden Personalbedarf nicht voll eingesetzt werden können, müssen Informationen zu den vorhandenen Handlungsmöglichkeiten eingeholt werden. Diese Handlungsmöglichkeiten werden identifiziert und die geeigneten werden ausgewählt. Prinzipiell sind folgende Möglichkeiten denkbar:

• Die häufigste Handlungsmöglichkeit um eine Personalnutzung zu erreichen, ist die bedarfsorientierte Festlegung der Arbeitszeiten für das Personal. Hierunter fallen u.a. die Verschiebung der Arbeitszeiten oder die Anordnung von Kurzarbeit.

• Manchmal läßt der aus den vorliegenden Aufgaben resultierende Personalbedarf doch mehr Spielräume offen, als man ursprünglich gedacht hat. In diesem Falle kann man den operativen Personalbedarf neu formulieren. Zum Beispiel können Termine eventuell verschoben werden.
• Wenn die vorhandenen Mitarbeiter nicht dem Personalbedarf entsprechend qualifiziert sind, können möglicherweise operative Personalentwicklungsmaßnahmen durchgeführt werden, um den Mitarbeitern die benötigten Qualifikationen zu vermitteln.
• Eine weitere Möglichkeit ist die operative Abgabe von Mitarbeitern an eine andere Aufbauorganisatorische Einheit, welche diese eventuell besser nutzen kann.
• Unter Umständen lassen sich Aufgaben und damit Personalbedarf kurzfristig von anderen Aufbauorganisatorischen Einheiten beschaffen, um das vorhandene Personal besser nutzen zu können.
• Eventuell lassen sich auch temporär ungenutzte personelle Ressourcen in der vorliegenden Situation akzeptieren.
• Wenn man dagegen feststellt, daß die personelle Ressource langfristig bei dem vorliegenden Personalbedarf nicht einsetzbar ist, dann kann das ein Indikator sein, daß die Personaldecke zu reduzieren ist.

Falls eine Aufbauorganisatorische Einheit die Entscheidung trifft, daß Aufgaben, und damit der daraus resultierende Personalbedarf, abzugeben sind, dann entsteht ein Abgabe-Angebot. Wenn eine andere Aufbauorganisatorische Einheit zusätzliche Aufgaben übernehmen möchte, entsteht ein Übernahme-Angebot. Wenn Abgabe- und Übernahme-Angebote zusammen passen, dann kann entsprechend der Personalbedarf operativ von einer Aufbauorganisatorischen Einheit an die andere abgegeben werden.