Buchungskreis definieren, kopieren, löschen, prüfen

In diesem Arbeitsschritt legen Sie Ihre Buchungskreise an. Der Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens, die das Unternehmen aus Sicht der Finanzbuchhaltung gliedert.

Wir empfehlen Ihnen, einen Buchungskreis von einem bestehenden Buchungskreis zu kopieren. Dies hat den Vorteil, daß Sie damit mö glichst viele bestehende buchungskreisspezifische Festlegungen mitkopieren. Falls notwendig, können Sie in der jeweiligen Applikation bestimmte Daten ändern. Dies ist weniger aufwendig, als einen neuen Buchungskreis anzulegen. Lesen Sie zum Kopieren eines Buchungskreises weiter unter "Empfehlung".

Wenn Sie keinen bestehenden Buchungskreis kopieren möchten, können Sie einen neuen anlegen und alle Einstellungen selbst vornehmen. Sie definieren einen Buchungskreis, indem Sie folgendes angeben:

Als Buchungskreisschlüssel kann ein vierstelliger alphanumerischer Schlüssel gewählt werden. Dieser Schlüssel indentifiziert den Buchungskreis. Er muß beispielsweise beim Buchen eines Geschäftsvorfalls und beim Anlegen der buchungskreisspezifischen Stammdaten angegeben werden.
Die Adreßdaten werden für die Korrespondenz benötigt und auf den Auswertungen ausgedruck, z.B. der Umsatzsteuervoranmeldung.
Die Bücher müssen in Landeswährung geführt werden. Diese Währung wird auch als Hauswährung, bzw. Buchungskreiswährung bezeichnet. Beträge, die in Fremdwährung gebucht werden, werden in die Hauswährung umgerechnet.
Mit dem Länderschlüssel geben Sie an, welches Land als Inland zu betrachten ist. Alle anderen Länder werden vom System als Ausland interpretiert. Dies ist beispielsweise für den Geschäfts- und Zahlungsverkehr von Bedeutung, da beim Auslandszahlungsverkehr unterschiedliche Formulare zu wählen sind. Bei Auslandskorrespondenz wird über diese Einstellung eine unterschiedliche Adreßaufbereitung ermöglicht.
Über den Sprachenschlüssel kann das System automatisch Texte in Landessprache ermitteln. Dies ist beipielsweise beim Ausstellen von Schecks erforderlich.

Die funktionale Ausprägung des Buchungskreises nehmen Sie erst bei der Systemeinstellung der jeweiligen Applikation vor.

In einem Mandanten können Sie mehrere Buchungskreise einrichten, um verschiedene abgeschlossene Buchhaltungen gleichzeitig zu führen. In einem Mandant muß aber mindestens ein Buchungskreis eingerichtet werden.

Um das SAP-System integriert nutzen zu können, müssen Sie die Buchungskreise mit Organisationseinheiten anderer Applikationen verbinden. Wenn Sie beispielsweise beim Erfassen eines Belegs in der Finanzbuchhaltung eine Kontierung der Kostenrechnung (z.B. Kostenstelle oder Innenauftrag) angeben, muß das System für die Überleitung der Daten an das Controlling einen Kostenrechnungkreis ermitteln. Dazu müssen Sie festlegen, wie der entsprechende Kostenrechnungskreis abzuleiten ist.

Der Kostenrechnungskreis wird aus dem Buchungskreis abgeleitet, indem Sie den Buchungskreis einem Kostenrechnungskreis zuordnen. Es können auch mehrere Buchungskreise einem Kostenrechnungskreis zugeordnet werden.

Standardeinstellungen

Im Mandant 000 und 001 ist der Buchungskreis 0001 für das Land DE bereits angelegt. In diesem Buchungskreis sind alle landesspezifischen Informationen ("Parameter") voreingestellt, z.B. die in Deutschland üblichen Zahlungswege, das Steuerberechnungsverfahren und der dort übliche Kontenplan.

Wenn Sie einen Buchungskreis für das Land US und dessen gesetzlichen Anforderungen anlegen wollen, müssen Sie zuerst das Lä nderinstallationsprogramm im Mandant 001 laufen lassen. Dann wird als Land des Buchungskreises 0001 das Land "US" eingesetzt und auch alle damit verbundenen landesspezifischen Parameter auf die USA umgesetzt. Lesen Sie hierzu das Kapitel "Mandanten einrichten" im Menü "Grundfunktionen" des Customizing-Menüs.

Empfehlung

Wenn Sie nur einen Buchungskreis benötigen, sollten Sie die voreingestellte Nummer 0001 Ihres Buchungskreises beibehalten. Sie verringern damit die Anzahl der Tabellen, die Sie einstellen müssen.

Mit einer speziellen Customizing-Funktion können Sie einen Buchungskreis kopieren. Dabei werden buchungskreisspezifische Festlegungen für Ihren neuen Buchungskreis übernommen. Der Zielbuchungskreis muß dabei noch nicht definiert sein. Dies geschieht beim Kopiervorgang automatisch.

SAP empfiehlt beim Anlegen von Buchungskreisen folgende Vorgehensweise:

1. Sie legen den Buchungskreis über die Funktion "Buchungskreis kopieren" an.
2. Sie tragen Ihre speziellen Buchungskreisdaten über die Funktion "Buchungskreisdaten bearbeiten" ein.

Sie können die Funktion "Buchungskreisdaten bearbeiten" auch zum Anlegen verwenden. In diesem Fall werden jedoch die "Globalen Daten" des Buchungskreises nicht mitkopiert. Wenn Sie den Buchungskreis über die Funktion "Kopieren" anlegen, werden die "Globalen Daten" zum größten Teil mitkopiert.

Weitere Hinweise

Ein Buchungskreis sollte nach steuerrechtlichen, handelsrechtlichen oder sonstigen finanzbuchhalterischen Gesichtspunkten gebildet sein. In der Regel entspricht der Buchungskreis einer rechtlich selbstständigen Gesellschaft. Der Buchungskreis kann auch eine rechtlich unselbstständige Betriebsstätte im Ausland abbilden, wenn für diese Betriebsstätte externe Reportinganforderungen, ggf. in der Landeswährung, bestehen.

Für eine Segmentberichterstattung nach angelsächsischem Muster ist u.a. eine Darstellung der Regionen erforderlich, in denen das Unternehmen signifikante Beiträge erwirtschaftet hat. Dieser Nachweis kann vollständig über Buchungskreise abgebildet werden.

Für die Bearbeitung des Buchungskreises stehen Ihnen erweiterte Funktionen zur Verfügung, die Sie mit dem Funktionsaufruf "administer" bzw. "Buchungskreis kopieren, löschen, prüfen" aufrufen. Bei diesen Funktionen wird der Eintrag in der Buchungskreistabelle sowie alle abhängigen Customizing- und Systemtabellen, in denen das Werk als Schlüssel vorkommt, bearbeitet.

Hier finden Sie weitere Informationen zu den erweiterten Funktionen Kopieren / Löschen / Prüfen / Projekt-IMG bearbeiten.

Neben diesen Funktionen gibt es auch die Funktion "Ersetzen". Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie einen Buchungskreisschlüssel umbenennen wollen. Dies funktioniert nur, wenn in dem Buchungskreis, der ersetzt werden soll, noch keine Buchungen erfolgt sind. Verwenden Sie diese Funktion demnach nur bei neu angelegten Buchungskreisen.

Aktivitäten

1. Legen Sie Ihre Buchungskreise an. Orientieren Sie sich dabei an der Vorlage (Buchungskreis 0001), die SAP ausliefert. SAP empfiehlt, die Funktion "Buchungskreis kopieren" für das Anlegen Ihrer Buchungskreise zu verwenden.
2. Gehen Sie in den Arbeitsschritt "Buchungskreisdaten bearbeiten" und ändern Sie Namen, Bezeichnung, Adresse und Währung. Pflegen Sie die Buchungskreisdaten nach, die nicht mitkopiert werden.
3. Nutzen Sie die Projekt-IMG-Sicht um eine Nachbearbeitung der maschinell veränderten Daten vorzunehmen. Da die erzeugte Projekt-Sicht erhalten bleibt, kann die Nachbearbeitung auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.