Dokumentenverteilung in der Dokumentenverwaltung (DVS) 
Beschreibung
Ab diesem Release können Sie die Originaldateien von Dokumenten an ausgewählte Empfänger verteilen.
Die Dokumentenverteilung können Sie in folgenden Bearbeitungssituationen starten:
- Im Menü der Dokumentenverwaltung wählen Sie Umfeld -> Dokumentenverteilung.
- In der Pflege eines Dokumentinfosatzes wählen Sie Umfeld -> Dokumentenverteilung.
Nachfolgend werden die Funktionen für die Dokumentenverteilung erläutert.
Empfänger pflegen
Alle Empfängertypen von SAPoffice können Dokumente über die Dokumentenverteilung erhalten; beispielsweise
- Externe Firmen und Ansprechpartner
- SAPoffice-Verteilerlisten
Empfängerliste pflegen
In einer Empfängerliste legen Sie fest, an welche Empfänger Dokumente versendet werden sollen.
Dokumente werden in einer Empfängerliste unabhängig von Teildokumenten
und Versionen gespeichert, damit nicht für jedes Teildokument und jede Version eine Empfängerliste angelegt werden muß.
Mehrere Verteilungsarten ermöglichen, Dokumente über verschiedene Medien und nach unterschiedlichen Szenarien zu versenden.
Beispielsweise können Sie Dokumente über SAPmail, E-Mail oder Fax versenden.
Beim Start der Verteilung können Sie die Empfänger über folgende Angaben zur Empfängerliste einschränken:
- Senden an die Standardempfängerliste
Sie können pro Dokument eine Standardempfängerliste pflegen. An
diese Empfängerliste kann beispielsweise automatisch gesendet werden, wenn die Verteilung
- im Hintergrund durch ein Ereignis initiiert wird
- im Dialog explizit an die Standardempfängerliste erfolgen soll
- Senden an alle Empfängerlisten
Über einen Kontext können Sie die Auswahl der Empfängerlisten
einschränken. Der Kontext legt fest, unter welchen Bedingungen eine Empfängerliste verwendet werden kann.
Auswertungsfunktionen geben aus unterschiedlichen Sichten einen Überblick über die Zuordnung von Dokument und Empfänger.
Erfassung und Abarbeitung von Verteilaufträgen
Für die Verteilung der Dokumente ist ein Verteilauftrag erforderlich.
Der Verteilauftrag wird entweder manuell (im Dialog) oder durch ein
Ereignis des SAP Business Workflow gestartet. Alle Verteilungsschritte werden über den SAP Business Workflow gesteuert.
- Beim Starten eines Verteilauftrags können Sie entweder einen Kontext
eingeben, mit dem Sie bereits die Auswahl der möglichen Empfängerlisten einschränken, oder Sie verwenden die Standardempfängerliste.
- In einem Verteilauftrag können Sie ein oder mehrere Dokumente
versenden. Je Dokument und Empfänger wird ein Teilauftrag erzeugt.
- Pro Empfänger und Verteilungsart werden die einzelnen Teilaufträge zu
Verteilauftragspaketen gruppiert. Das Versenden erfolgt nach den
Einstellungen der Verteilungsart, die beispielsweise eine Kontrolle des Ausgangs und eine Bestätigung des Empfangs vorsieht.
- Über die Verteilungsart wird gesteuert, wie die Verteilung an den Empfänger erfolgen soll.
Es stehen folgende drei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Verteilung der Objektreferenzen (BOR-Objekt)
- Verteilung der Originale als Anlage eines Mails
- Verteilung der Originale auf einen anderen Rechner
Verteilungsprotokoll
Im Verteilungsprotokoll werden die Verteilungsschritte für das Senden eines Dokuments an einen Empfänger dokumentiert.
- Auf dem Einstiegsbild können Sie Selektionskriterien festlegen, nach
denen nur bestimmte Protokolleinträge selektiert werden (z.B. Daten zum Verteilauftrag, Dokumentdaten, Empfängerdaten).
- Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste, in der für ein Verteilauftragspaket alle zugehörigen
Teilaufträge aufgelistet werden. Der Status informiert, ob ein Teilauftrag
bearbeitet wird, fehlerhaft oder erfolgreich versendet wurde.
- Sie können zusätzliche Informationen anzeigen, beispielsweise
- Detaildaten des Protokolls
- Sie können weitere Funktionen ausführen, beispielsweise
- Ausgang bzw. Empfang bestätigen
Den Datenumfang des Protokolls können Sie über Anzeigevarianten flexibel gestalten.
Fehlerbehandlung
Fehler, die bei der Dokumentenverteilung auftraten, werden im Protokoll
vermerkt. Beispielsweise wenn ein Verteilauftragspaket nicht versendet werden konnte.
Aus dem Protokoll können Sie den Verteilungsfehler folgendermaßen beheben:
- Starten Sie die Verteilung erneut aus dem Protokoll (Zusätze -> Verteilung -> Erneut starten).
- Ignorieren Sie den Fehler (Zusätze -> Ignorieren). Das System akzeptiert den Teilauftrag als beendet.
Berechtigungsprüfung
Folgende Berechtigungsobjekte schränken die Dokumentenverteilung ein:
Änderung der Systemparameter im Customizing
Das Customizing der Dokumentenverwaltung wurde um die Arbeitsschritte für die Dokumenmtenverteilung erweitert.
Es sind Arbeitsschritte zu folgenden Bereichen erforderlich:
Allgemeine Einstellungen