Die Einkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit, die Artikel beschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Sie ist für alle Einkaufsvorgänge im Unternehmen verantwortlich.

Ein kompletter Einkaufsvorgang wird von genau einer Einkaufsorganisation abgewickelt. Berechtigungen für Stammdatenpflege und die Einkaufsabwicklung werden je Einkaufsorganisation vergeben.

In folgenden Bereichen wird die Einkaufsorganisation verwendet:

• Beim Anlegen einer Umlagerungsbestellung (Bestellart UB) müssen alle gemeinsam bestellenden Betriebe (Filialen) dem gleichen Buchungskreis angehören. Dieser Buchungskreis muß auch derjenige der angegebenen Einkaufsorganisation sein.

• Bei Normalbestellung (Bestellart NB) wird darüber hinaus geprüft, ob die bestellende Einkaufsorganisation dem Lieferanten zugeordnet ist (wichtig z.B. zur Bestimmung des Einkaufspreises).

• Bei Rahmenverträgen (Kontrakt, Lieferplan) erfolgen die Überprüfungen analog.

• Da Aktionen und Aufteiler zur Bestellerzeugung verwendet werden können, spielt die Einkaufsorganisation auch in diesen Bereichen eine Rolle. Bei Aktionen dient sie speziell der Bezugsquellenfindung und Preispflege, beim Aufteiler geht sie u.a. in die Terminierung (Bestimmung des spätestmöglichen Bestelldatums) ein.

• Bei der Lieferantenanfrage fordert die Einkaufsorganisation im Vorfeld einer Bestellung einen ihr zugeordneten Lieferanten zur Abgabe eines Angebots auf.

Einkaufsorganisationen sind Datenhaltungsebenen für viele Stammdaten.

Einer Einkaufsorganisation kann höchstens ein Buchungskreis zugeordnet werden. Wird ihr ein Buchungskreis zugeordnet, dann darf sie nur für Betriebe einkaufen, die diesem Buchungskreis angehören. Soll eine Einkaufsorganisation für zwei Betriebe tätig sein, die verschiedenen Buchungskreisen angehören, darf der Einkaufsorganisation kein Buchungskreis zugeordnet werden. Dies gilt insbesondere auch dann, wenn dem bestellenden und dem liefernden Betrieb einer Lagerbestellung oder einer Rücklieferung dieselbe Einkaufsorganisation zugeordnet ist, diese Betriebe aber verschiedenen Buchungskreisen angehören.

Einem Betrieb kann die Einkaufsorganisation, die für ihn bestellt, über die Betriebspflege zugeordnet werden. Diese Standard- oder Default-Einkaufsorganisation für einen Betrieb kann sowohl in der Betriebspflege als auch über das Customizing geändert werden. Bei einer Bezugsquellenfindung für Umlagerung und Konsignation wird automatisch die Standard-Einkaufsorganisation verwendet. Darüberhinaus können weitere Einkaufsorganisationen einem Betrieb zugeordnet werden. Ohne Zuordnung zu einer Einkaufsorganisation kann für einen Betrieb keine Bestellung erfolgen.

Einer Verkaufsorganisation kann zu statistischen Zwecken eine Einkaufsorganisation zugeordnet sein. Wird in der Betriebspflege einem Betrieb eine solche Verkaufsorganisation zugeordnet, so muß dem Betrieb als Standard-Einkaufsorganisation die Einkaufsorganisation zugeordnet werden, die der Verkaufsorganisation zugeordnet ist.

Im Customizing besteht die Möglichkeit, einer Einkaufsorganisation Referenzeinkaufsorganisationen zuzuordnen. Damit kann eine Einkaufsorganisation auf die Konditionen und Kontrakte dieser Referenzeinkaufsorganisationen zugreifen. Die Zugriffsfolge einer Einkaufsorganisation auf Konditionen kann dabei bis zu zwei Referenzeinkaufsorganisationen mitverwenden.

In den einkaufsbezogenen Daten des Lieferantenstamms wird dem Lieferanten eine Einkaufsorganisation zugeordnet (Einkaufsorganisationslieferant) und damit festgelegt, daß die Einkauforganisation bei diesem Lieferanten bestellen kann. Ein Lieferant kann bei mehreren Einkaufsorganisationen auftreten. Einkaufsorganisationsabhängige Einkaufsinfosätze können nur dann angelegt werden, wenn entsprechende Tabelleneinträge existieren. Auch für Auswertungen über Lieferanten und für die Lieferantenbeurteilung wird die Einkaufsorganisation herangezogen.

In der Einkaufspreisfindung kann einer Einkaufsorganisation eine Schemagruppe zugeordnet werden. Zusammen mit der Schemagruppe des Lieferanten wird daraus das Kalkulationsschema für den Einkauf ermittelt. Darüberhinaus kann einer Einkaufsorganisation auch ein Marktpreisschema zugeordnet werden, womit der durchschnittliche Marktpreis eines Artikels (zur Bewertung der Preisentwicklung eines Lieferanten) gepflegt werden kann. Daneben gibt es noch die Möglichkeit, im Rahmen einer Umlagerungsbestellung evtl. anfallende Bezugsnebenkosten abzubilden. Das zugehörige Kalkulationsschema wird über die Schemagruppe der Einkaufsorganisation, die Einkaufsbelegart und den liefernden Betrieb ermittelt.

Die Zuordnung eines Einkäufers zu einer Einkaufsorganisation erfolgt über den Benutzerstamm.