L'objet d'archivage est l’élément clé du concept d'archivage du système R/3. L'objet d'archivage détermine les données archivées ainsi que le mode d’archivage. Il décrit également les objets de la base de données qui doivent être traités ensemble en tant qu’objet commercial et les objets qui doivent être traités séparément.

Le nom d’un objet d'archivage comporte dix caractères maximum. Ce nom est indispensable pour accéder à l’archivage de l'objet dans l’administration des archives. Toutefois, l'appel de l’administration des archives est souvent intégré dans le menu de l’application, où le nom de l’objet d'archivage est défini comme valeur par défaut pour que vous ne deviez pas le saisir.

Le système R/3 fournit des programmes (dont certains sont facultatifs) pour exécuter les actions suivantes :

• Prétraitement (facultatif)
  Certains objets d'archivage nécessitent un programme qui prépare les données pour l'archivage. Ce programme marque les données à archiver, mais il ne supprime aucune donnée de la base de données. Les programmes préparatoires doivent toujours être planifiés manuellement et exécutés à partir de l’administration des archives.
• Générer fichiers archive
  Ce programme crée des fichiers archive et y enregistre des données. Il ne supprime aucune donnée de la base de données. Dans le Customizing des objets archive, vous pouvez spécifier si le programme de suppression doit être automatiquement lancé après la génération d’un fichier archive.
• Lancer programme de suppression
  Cette fonction peut inclure plusieurs processus. Les données sont généralement supprimées de la base de données, mais, dans certains cas, les données archivées sont seulement marquées dans la base de données.
  Dans le Customizing des objets archive, vous pouvez spécifier si les fichiers archive doivent être automatiquement transférés après le traitement vers un système d'archivage via l'ArchiveLink.
• Post-traitement (facultatif)
  La fonction Post-traitement peut être exécutée de manière asynchrone en utilisant la fonction Lancer programme de suppression. Si les données n'ont pas encore été supprimées de la base de données avec la fonction Lancer programme de suppression, elles le sont avec le programme de post-traitement. Le programme de post-traitement peut également exécuter d'autres fonctions. Certains objets d'archivage ne disposent pas de cette fonction. Pour plus d'informations, consultez la documentation relative à l'objet en question.
• Recharger archives (facultatif)
  Cette fonction vous permet de recharger dans la base de données les données archivées des fichiers archive. Certains objets d’archivage ne disposent pas de cette fonction.
• Index (facultatif)
  Cette fonction permet de constituer un index qui autorise l'accès individuel. Certains objets d’archivage ne disposent pas de cette fonction.
• Gestion
  La fonction Gestion permet d’afficher des informations de gestion spécifiques aux objets dans une liste que vous pouvez analyser. Vous avez le choix entre les options suivantes :
• déterminer ou spécifier la localisation des fichiers archive ;
• transférer des fichiers archive ou récupérer des fichiers archive d'un système d'archivage en utilisant l’ArchiveLink ;
• faire des remarques sur les fichiers archive ;
• activer le témoin de suppression des données de gestion ;
• vérifier le statut des fichiers archive (index, mémorisation, etc.).