Cuentas bancarias y cuentas transitorias bancarias

Es recomendable utilizar cuentas transitorias bancarias para contabilizar entradas y salidas de pagos.

Si no se utilizan cuentas transitorias bancarias, deben configurarse las cuentas bancarias estándar en el menú de configuración del programa de pagos (véase Selección del banco propio mediante el programa de pagos).

Se incluyen, entre otras, las cuentas de cheques emitidos, transferencias emitidas, cheques recibidos y domiciliación bancaria (véase la figura a continuación).

La utilización de estas cuentas transitorias ofrece algunas ventajas: cabe la posibilidad de reconciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta del propio banco con el saldo de la correspondiente cuenta de mayor. Las cuentas transitorias aseguran que todas las entradas y salidas de pagos se contabilicen en la cuenta de mayor bancaria hasta que el dinero se cargue/abone en la propia cuenta bancaria. Este traslado de la cuenta de compensación a la cuenta bancaria se efectúa cuando se recibe el extracto de cuenta apropiado del propio banco.

Cuentas bancarias y cuentas transitorias bancarias: Ejemplo

Etapas preliminares

Si se desea utilizar la función de cuentas transitorias bancarias, deben crearse cuentas transitorias con el grado de diferenciación necesario. Por ejemplo, se puede crear una cuenta transitoria bancaria para cada banco o y un grupo de vías de pago. Los planes de cuentas facilitados con este paquete proporcionan una referencia para tal diferenciación.

Debe especificarse el número de cuenta para que el programa de pagos pueda contabilizar la cuenta transitoria bancaria apropiada (véase la figura a continuación). Esta contabilización se efectúa a partir de la ID bancaria, la vía de pago y posiblemente la moneda.

Las cuentas transitorias se gestionan generalmente en cuenta corriente y con la visualización de partidas individuales, ya que a través de estas cuentas se desea poder observar, en cualquier momento, si una operación está terminada.

Notas sobre la secuencia de clasificación de las posiciones en cuentas transitorias bancarias

Si las cuentas transitorias bancarias que el programa de pagos contabiliza normalmente (por ejemplo, la cuenta de transferencias exteriores) tienen una secuencia de clasificación especial, es más fácil tratarlas al contabilizar el extracto bancario.

Los documentos de la ejecución de pago contienen, en la cabecera de documento (campo BKTXT), la fecha y el número de identificación de la ejecución (por ejemplo 19940301-ID). Puede hacerse que el sistema transfiera esta información automáticamente al campo Asignación de la partida individual si se define una regla de clasificación de partidas y se introduce en el registro maestro de la cuenta de mayor.

En consecuencia, se puede, al introducir un extracto bancario, seleccionar mediante el campo Asignación todas las transferencias exteriores de una determinada ejecución de pago para compensarlas.

Contabilización separada por división

Si se ha determinado que los pagos para una determinada sociedad deben efectuarse de forma separada por división, la contabilización bancaria se efectúa en la división de las posiciones pagadas.

Si los pagos no se separan por división, puede especificarse que las contabilizaciones bancarias deben efectuarse en una determinada división. Para ello, debe especificarse la división requerida para la cuenta bancaria (véase la figura anterior).

Esta especificación sólo es efectiva si todavía no se paga de forma separada por división.

En todos los demás casos las contabilizaciones en cuentas transitorias bancarias se efectúan sin referencia a las divisiones.