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Documentation des objets Ordre d’envoi de document 

Définition

Il regroupe tous les paramètres utilisés pour définir et contrôler l’envoi de la documentation. L’ordre d’envoi d’un document peut être demandé manuellement ou automatiquement.

Pour l'envoi de documents (comme des fiches de données de sécurité, des consignes écrites de sécurité pour le transport de marchandises dangereuses ou des étiquettes), les objets suivants sont disponibles :

Objet

Constitué de

Ordre d’expédition initial

> 1 destinataire et > 1 document EHS

Ordre d’envoi de document

1 destinataire et 1 document EHS

Envoi groupé de documents

1 destinataire et > 1 document EHS

Envoi limité de documents

1 destinataire et > 1 document EHS.

Le nombre de documents dans un colis est limité par la taille de l'unité d'envoi des documents utilisée (enveloppe C4 ou C6, par exemple). Un envoi limité de documents peut également contenir une page de garde et un accusé de réception.

Structure

L’ordre d’envoi d’un document vous fournit des informations concernant :

Paramètres d'ordre d'envoi de document

  Identification de l'ordre d'envoi de document

  Motif de l’expédition (par exemple, créé manuellement, créé par les Ventes)

  Processus de gestion (par exemple, envoi d’une fiche de sécurité)

  Date d’expédition cible et date d’expédition avec moment de l’expédition

  Type d’ordre d’envoi de document (document, page de garde ou accusé de réception) et unité d'envoi des documents (par exemple, enveloppe contenant 10 feuilles de papier ou e-mail pouvant envoyer jusqu’à 1 Mo de données)

  Statut (par exemple, en instance pour le contrôle de sortie de marchandises, prêt)

  Type de communication

Le type de communication dépend du destinataire et du motif de l’expédition. Modes de communication possibles : e-mail, lettre et fax (voir Envoi limité de documents).

  Unité de sortie

Si le document EHS doit être expédié comme une lettre, vous devrez spécifier une imprimante.

  Indicateur de nouvel envoi

Paramètres de destinataire

Vous pouvez utiliser le paramètre d'environnement SRE_DS_SDSREC dans le Customizing des Données de base et outils sous Définir paramètres d'environnement pour indiquer si le destinataire d'un document doit être une société ou une personne (contact).

Les types de gestion des adresses suivants sont disponibles :

  Gestion des adresses dans la composante SAP Administration des ventes (ADV) (clients avec fonction partenaire Destinataire FDS)

  Gestion des adresses dans l’administration des utilisateurs SAP(pour l’envoi manuel de la documentation uniquement)

  Gestion des adresses dans la composante SAP Sécurité des produits (pour l’envoi manuel de la documentation uniquement)

Outre le nom et l’adresse, vous devez également spécifier les types de communication valables pour chaque destinataire.

Paramètres de document

Les paramètres suivants sont affichés :

  Paramètres décrivant le document (par exemple, spécification, variante de génération des documents, langue, type de document, vue de document, version, statut de document et code de pertinence)

  Paramètres affectés au document (par exemple, nom et numéro d'article)

Note

Si un document n'est pas envoyé pour une spécification ou un article, mais pour un autre objet (par exemple, Personne accidentée), vous pouvez afficher la clé de l'objet à partir de la liste des occurrences de l'ordre d'envoi de document en sélectionnant Saut ® Valeurs de paramètre.

Indépendamment de l'activation du code de document final et de l'indication de valeurs de paramètre à sauvegarder, les clés des objets pour lesquels un document a été envoyé ne sont jamais supprimées sauf si vous supprimez l'ordre d'envoi de document dans son ensemble (voir aussi Sauvegarde des ordres d'envoi de document).

Paramètres de document supplémentaires

Les informations suivantes sont fournies :

  Clé de document

  Format de document

  Taille du document

Codes de pilotage

Le système SAPenregistre les données de gestion et les codes de pilotage. En plus de la date de création et du nom de la personne qui a créé le document EHS, la date et le gestionnaire du contrôle de sortie et l’accusé de réception sont journalisés.

Note

Les modifications de certains paramètres de l’ordre d’envoi de document sont possibles en fonction du statut de l’ordre d’envoi de document si l'envoi ne peut pas être exécuté autrement. Par exemple, il est peut-être nécessaire de modifier le type de communication Lettre si une imprimante est défectueuse. Le système SAP enregistre le nom de la personne qui a apporté les modifications et la date des modifications.

Exit utilisateur pour tri des paramètres

Vous pouvez adapter la sélection standard de données d'en-tête et de données de paramètre pour les ordres d'envoi de document selon vos besoins spécifiques à l'aide d'un exit utilisateur. En outre, vous pouvez utiliser un code dans l'interface d'exit utilisateur pour empêcher la création d'un ordre d'envoi de document.

Note

Si vous souhaitez utiliser l'extension, vous devez :

  affecter le module fonction contenant votre extension au type d'exit utilisateur SRE_DIST1 dans le Customizing des Données de base et outils sous Gérer exits utilisateur (vous pouvez sélectionner n'importe quel nom d'exit utilisateur) ;

  affecter le nom d'exit utilisateur à l'événement (catégorie d'exit utilisateur) CREER dans le Customizing de la Sécurité des produits sous Affecter noms aux exits utilisateur (vous pouvez effectuer l'affectation en fonction du motif de l’expédition et de la communication).

 

 

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