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Documentação de processo Abertura de um novo ano da aprovação 

Finalidade

Geralmente, cria-se um novo programa de investimentos para o novo ano da aprovação na mudança ou no encerramento de final de ano. A mudança de exercício na IM, portanto, permite criar um novo programa de investimentos no novo ano da aprovação, que tenha a mesma estrutura do programa de investimentos existente.

É possível escolher como s edeseja relatar no novo programa de investimentos. Os relatórios sobre o programa de investimentos podem ser baseados em:

·  Somente nas medidas e solicitações de investimento do novo ano da aprovação

·  Nas medidas e solicitações de investimento do novo ano da aprovação, mais as medidas e solicitações de investimentos transportadas do ano da aprovação antigo, ainda abertas

A função Abrir novo ano da aprovação, com as respectivas funções de transporte, podem estabelecer uma ligação entre os programas de investimentos novo e antigo, medidas e solicitação ainda em aberto e respectivos valores do ano da aprovação antigo, para fins informativos.

Processo

Ao usar a função Abrir novo exercício, é possível transferir todas as medidas e solicitações de investimentos ainda não fechadas para o novo programa de investimentos. O sistema não transfere quaisquer medidas fechadas nem as qu enão foram implementadas. Após a mudança de exercício, é possível utilizar o programa de investimentos para elaborar o orçamento de novas medidas de investimento.

Este gráfico é explicado pelo respectivo texto

Mudança de exercício

Após a execução da função Abrir novo ano da aprovação, é possível modificar a estrutura do novo programa de investimentos. O usuário pode criar novas posições e mover posições existentes (consultar Criação das posições e estrutura do programa). Executar o planejamento e a elaboração de orçamento das novas posições, como habitualmente (consultar Planejamento (bottom up)) e Elaboração de orçamento de programas de investimentos (top down) ).

Parâmetros para a função Abrir novo ano da aprovação

Quando se inicia a função Abrir novo ano da aprovação, é necessário definir alguns parâmetros:

·  Copiar estrutura do programa

O sistema copia a estrutura do programa de investimentos antigo e a utiliza para gerar o novo programa de investimentos. O ano da aprovação é automaticamente acrescido de um. A estrutura do programa e as ID das posições do programa não são modificadas.

·  Transportar medidas/solicitações de investimento

O sistema transporta medidas e solicitações de investimento antigas para o programa de investimentos no novo ano da aprovação. Os objetos não transportados são:

¡  Medidas ou solicitações de investimentos com o status Fechado

¡  Solicitações de investimento com o status Recusado ou Substituído por medida

Para excluir outras medidas ou solicitações de investimento além das anteriores, é possível fazê-lo com a ajuda de um esquema de seleção de status (seleção de acordo com um determinado status do sistema ou do usuário). Quando esse método é usado, o sistema pode identificar sempre as medidas e solicitações de investimento antigas como tendo sido transportadas. Também pode distinguir as medidas e solicitações antigas das atribuídas diretamente ao programa no novo ano da aprovação. Os resultados são os seguintes:

¡  É possível executar relatórios sobre o novo programa de investimentos com ou sem as medidas e solicitações de investimento antigas. Os relatórios de pesquisas standard no Sistema de informação IM são definidos de modo que relatem sobre as medidas e solicitações de investimento antigas e novas. A lista de valor geral no Sistema de informação IM (programa RAIMINFO), por outro lado, relata, como standard, somente as novas medidas e solicitações de investimento. Entretanto, se o código Valores e meds/solic. antigos for definido na 1ª tela do relatório, também será possível relatar com base nas medidas/solicitações de investimentos novas e antigas, ao mesmo tempo.

Quando a função de distribuição de orçamento é usada (consultar Distribuição do orçamento na posição do programa para as medidas), é possível orçar as novas medidas (standard) ou também distribuir um suplemento no novo programa de investimentos para as medidas antigas.
Atenção
Como resultado, um medida pode ter montantes de orçamento do novo programa de investimentos e do programa de investimentos antigo. Gerlamente, isso deve ser evitado. Utilize esse recurso somente em casos raros, se existir um motivo muito forte.
Recomendação
Para que as medidas antigas e novas sejam tratadas do mesmo modo, durante a distribuição do orçamento no novo programa de investimentos, deve-se usar a função Encerrar ano da aprovação antigo.

Nota

É possível transportar orçamentos e compromissos não utilizados de medidas de investimento (ordens e elementos PEP) para o novo ano. Para usar essa opção, é necessário fazer essa transferência antes de executar a função Abrir novo ano da aprovação para o programa de investimentos. Assim, é possível garantir que os valores anuais já atualizados das medidas de investimento sejam transportados durante a abertura de um novo ano da aprovação.

·  Transportar valores do orçamento

Deve-se sempre definir esse código se o código Transportar meds/solic.de invest. (transportar medidas/solicitações de investimentos) estiver ativado. Assim, é possível assegurar que o total dos orçamentos de medidas transportados aumentem o orçamento do novo programa de investimentos para relatar de modo coerente (transporte de orçamento). Isso também garante que a diferença entre o orçamento do programa e da medida em questão do novo programa de investimentos não seja afetado pelo fato de se optar por informar com ou sem as antgas medidas e solicitações de investimentos. Isso significa que o orçamento do programa liberado em questão é sempre o orçamento liberado do novo programa de investimentos. Entretanto, não interfere no orçamento operacional do novo programa de investimentos.

O sistema administra o orçamento transportado separadamente do orçamento atual do novo programa de investimentos. Após a mudança de exercício, o transporte do orçamento é incluído nos relatórios somente quando se executam relatórios das medidas/solicitações de investimento novas e antigas ao mesmo tempo. Para ver o transporte do orçamento na função de elaboração de orçamento para o orçamento original do novo programa de investimentos (em vez do orçamento atual), deve-se definir o período da aprovação para Transportar, em Definições ® Período da aprovação na 1ª tela. Entretanto, geralmente não se processa esse transporte de orçamento manualmente. Em vez disso, ele é sempre atualizado, como parte da mudança de exercício.

·  Transportar valores planejados

A ativação desse código tem praticamente o mesmo efeito que a definição do código Transportar valores de orçamento, mas nesse caso se aplica, obviamente, aos valores planejados.

Versões para valores planejados

É possível administrar valores planejados para o programa de investimentos em várias versões (consultar Versões para planejamento). Portanto, é necessário entrar as versões de destino durante a mudança de exercício. O sistema entra os valores planejados transportados nessas versões. Como versão de origem, contudo, o sistema usa a versão do antigo ano da aprovação designado para o transporte no Customizing. (No Customizing da Administração de investimentos, selecionar Programas de investimentos ® Planejamento no programa ® Versões ® Atribuir versão a um ano da aprovação ou categoria de programa). Com este código ativado para qualquer versão no Customizing, o sistema usa a versão 0.

 

 

 

 

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